כל העובדים חייבים ברישום נוכחות והיעדרות במערכת הנוכחות הממוחשבת (הפורטל). הדיווח נעשה באמצעות העברת כרטיס עובד בשעון הנוכחות ביחידה בתחילת העבודה ובסיומה. הגישה לפורטל נעשית באמצעות קוד משתמש שיימסר לעובדים בסמוך לקליטתו לטכניון.
כל עובד/ת יכולים להיכנס לפורטל האישי, באופן שוטף ולעדכן נתוני היעדרות או נוכחות לפי הצורך. כל דיווח יועבר לאישור הממונה באמצעות הפורטל, יאושר וייקלט בדוח הנוכחות.
מדי חודש יש לבצע סגירה של דוח הנוכחות במערכת לפי 3 אופציות חישוב אפשריות:
1. ללא תשלום עבור שעות נוספת. שעות חסרות יקוזזו מול שעות עודפות אם נעשו. חוסרים מעבר לכך ינוכו מהחופשה השנתית.
2. תשלום עבור שעות נוספות שנעשו כאשר כל החוסרים ינוכו מחופשה שנתית.
3. תשלום שעות נוספות יעשה לאחר קיזוז של שעות חסרות מול שעות עודפות.
על הממונה לאשר את אופן הסגירה של הדו"ח. לא ישולם גמול שעות נוספות אלא אם אושרו מראש על ידי הממונה הישיר.
