עובדים יקרים,
תקופת הקורונה הביאה אלינו אם רצינו ואם לאו, את 'מהפכת העבודה מהבית'. העבודה מהבית שונה מהעבודה בקמפוס, לא רק בסביבה הפיזית והריחוק הפיזי ממי שאנו רגילים להעביר איתם את היומיום שלנו, אלא גם דורשת מאיתנו לסגל הרגלי עבודה ודרכי תקשורת חדשים.
על מנת להקל מעט ריכזנו עבורכם כמה עצות לעבודה יעילה ונעימה מהבית:
• לרוב, העבודה שלנו מתחילה רק לאחר שיצאנו מהבית, נסענו והגענו לעבודה… המעבר הזה, מהבית לעבודה, נחוץ לנו כדי להיכנס ל"ראש" של עבודה ולהפרדה בין החיים הפרטיים והמשפחתיים, לעבודה.
מומלץ לסגל שגרת בוקר גם בבית, של התארגנות ומעבר ל"מצב עבודה", למשל: לאכול ולשתות, להתלבש כמו לעבודה ולשבת בפינת עבודה מוגדרת, מסודרת ונוחה ככל האפשר.
• אצל רובנו, יום עבודה רגיל מתחיל בברכת בוקר טוב לשותפים/ות לצוות ולשכנים/ות למשרד. בבית, מומלץ להתחיל את יום העבודה (אם רלוונטי) בשיחת פתיחת יום עם העובדים שלך, חברי/ות הצוות או הממונה – בוידאו או בטלפון. שיחה כזו עוזרת להרגיש ש"הגענו לעבודה" ותורמת לקשר הצוותי, והיא חשובה גם להעברת מסרים ועדכונים, חלוקת עבודה ושיתוף פעולה, למשל בכל אותם עניינים קטנים שבשגרה היינו מדברים עליהם בשיחת מסדרון או בקפיצה למשרד השכן.
• ולא רק בבוקר, מומלץ לתאם שיחות טלפוניות או פגישות וירטואליות. בתקופה זו, כשהזמינות של גורמים רבים היא חלקית, קיום שיח מילולי ופנים- אל- פנים, גם אם מרחוק, תורם לתיאום ציפיות, להמשכיות והפחתת עיכובים בעבודה, לשמירה על קשר ועדכון הדדיים וצמצום הצפת המיילים.
• חשוב לתקשר לאחרים, איך הכי טוב ליצור איתכם קשר כשאתם עובדים מהבית, בסיטואציות שונות. למשל, אם במקרים הדורשים מענה מיידי, עדיף לפנות אליכם במייל, בטלפון או בתוכנת מסרים מידיים. לא לשכוח לסגור ביומן באאוטלוק את הזמנים בהם את/ה בפגישה או לא זמין/ה.
• שיחות ופגישות עבודה, מומלץ לתאם מראש. כדאי ליידע מראש בזמינות ודרכי ההתקשרות המתאימות ביותר לכם/ן, יחד עם הממונים/קולגות/עובדים. כך גם כולם יוכלו לחוש בנוח יותר בעת השיחה, לאור האפשרות להתכונן לשיחה, לקיימה באופן המאפשר לכם נוחות ופרטיות ולהימנע מהפרעות לא קרואות בבית.
• כדי להפוך פגישות "זום" ליעילות וקצרות יותר, כדאי להזמין לפגישה רק את מי שנוכחותם הכרחית ולשלוח מראש את נושאי וחומרי הפגישה, ככל שאפשר. לאחר הפגישה, מומלץ לשלוח בהקדם סיכום של הפגישה למי שרלוונטי עבורם, גם כדי להמנע ממצב שמישהו "פספס" דבר- מה חשוב עקב קשיים טכניים.
• עבור עבודה משותפת מרחוק על מסמכים, כדאי להימנע משליחה הלוך- ושוב של עותקים והערות במייל, ולהעדיף עבודה על עותק יחיד השמור במיקום משותף ושימוש בתכונות כמו עקוב אחר שינויים והערות בתוך המסמך.
• כדי להקל על הסדר ועל התקשורת עם אחרים לגבי מטלות אישיות או משותפות, שימוש ב"רשימת משימות" יכול להועיל מאוד בעבודה מהבית. ניתן לנהל רשימה באופן ידני (עדיף באופן ממוחשב) למשל, בעזרת ה- tasks באאוטלוק (בנוסף לתרומה לסדר וארגון האישיים, ולתחושת הסיפוק מסימון משימות שהושלמו, רשימה כזו יכולה להקל על חלוקת עבודה משותפת וכן כדי לוודא בסוף יום שחזרנו לכל מי שממתינים לתשובה מאיתנו, לעדכן את הממונה בהתקדמות שלנו או להכין את הרשימה של מחר).
• כדאי גם לעקוב אחר המשימות שלנו וקצב ההתקדמות. ייתכן מאוד שההספק בחלק מהמטלות הוא גבוה יותר מהבית, מאשר במשרד, ובתחומים אחרים עלולים להיות עיכובים. חשוב להתאים את היעדים ולוחות הזמנים לקצב העבודה והצרכים הנוכחיים. אפשר לחשוב יחד עם אחרים, איך לייעל את העבודה, במקום שאנו נתקלים בקשיים.
• כדי להפיק את המיטב מהתקופה הלא פשוטה הזו, חשוב לשמור על גישה חיובית כלפי השינויים, לנצל כל הזדמנות ללמוד דברים חדשים, ולשמור על קשר כדי להרגיש ביחד.
אנו מקווים שעד שנפנים ונטמיע את השיטות הנ"ל בחיי השגרה הבלתי שגרתית שלנו, נחזור לשגרת העבודה הרגילה והמוכרת ולסביבה בריאה ובטוחה.
קרדיט- לאונ' בן גוריון.
קרדיט – תמונה, דלית ירון.